INFORMARE PRIVIND POLITICA DE RAPORTARE INTERNĂ A MOEMAX.RO, CONFORM LEGII NR. 361/2022 DIN 16 DECEMBRIE 2022 PRIVIND PROTECŢIA AVERTIZORILOR ÎN INTERES PUBLIC
Societatea Moemax. Ro a implementat canale interne prin care puteți raporta informaţii referitoare la încălcări ale legii care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Moemax.Ro.
Raportările pot să fie făcute în una dintre următoarele modalități:
- În scris, prin poștă la adresa Calea Aradului 123 Timișoara, județul Timiș
- La numărul de telefon dedicat 0374 494 960
- Direct la Persoana desemnată Anghelescu Dana Nicoleta.
Aceste modalități de raportare se utilizează doar pentru raportările reglementate de Legea 361/2002 și de către persoanele vizate de această lege.
Pentru orice informații suplimentare vă rugăm să analizați POLITICA MOEMAX.RO PRIVIND AVERTIZORII ÎN INTERES PUBLIC, care detaliază toate drepturile și protecțiile oferite avertizorilor în interes public.
POLITICA MOEMAX.RO PRIVIND AVERTIZORII ÎN INTERES PUBLIC
I. Scopul politicii
Prezenta politică este elaborată în conformitate cu Legea 361/2022 privind protecţia avertizorilor în interes public și Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii
Scopul acestei politici este a încuraja angajații și partenerii Societății să ne raporteze informații cu privire la orice încălcări efective sau potențiale ale legii, definite conform prezentei politici.
II. Definiții
În sensul prezentei politici, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
- încălcări ale legii – faptele indicate în Cap.V din politică
- informaţii referitoare la încălcări ale legii - informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Moemax.RO, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;
- raportare - comunicarea orală sau scrisă de informaţii, potrivit modalităţilor prevăzute în politică cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legii;
- raportare internă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul Moemax.RO. Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziţie de Moemax.RO conform Cap.VI din politică, acestea constituind canalele interne de raportare;
- raportare externă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare;
- divulgare publică - punerea la dispoziţie, în orice mod, în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii;
- avertizor în interes public - persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional;
- facilitator - persoana fizică ce asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional şi a cărui asistenţă trebuie să fie confidenţială;
- context profesional - activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în baza cărora persoanele pot obţine informaţii referitoare la încălcări ale legii şi pot suferi represalii în caz de raportare a acestora;
- lucrător - persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispoziţiilor de drept comun sau speciale în materie, şi prestează muncă în schimbul unei remuneraţii;
- persoană vizată prin raportare - persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoană căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
- represalii - orice acţiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă sau externă ori de divulgarea publică şi care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public;
- acţiuni subsecvente - orice acţiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne sau de către autoritatea competentă în vederea soluţionării raportării şi, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;
- informarea - transmiterea către avertizorul în interes public a unor informaţii referitoare la acţiunile subsecvente şi la motivele unor astfel de acţiuni;
- persoana desemnată - responsabilul Moemax.Ro pentru primirea și gestionarea raportărilor
III. Principiile Politicii
Principiile care guvernează protecţia raportărilor privind încălcări ale legii sunt următoarele:
- principiul legalităţii, potrivit căruia Moemax.RO respectă drepturile şi libertăţile fundamentale;
- principiul responsabilităţii, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligaţia de a prezenta date sau informaţii cu privire la faptele raportate;
- principiul imparţialităţii, potrivit căruia examinarea şi soluţionarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile şi interesele Persoanei desemnate;
- principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile Legii 361/2022 sau a prezentei politici pentru a diminua sancţiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
- principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării şi că respectivele informaţii intrau în domeniul de aplicare al Legii 361/2022 sau a prezentei politici.
IV. Modalitatea de raportare internă
Raportările pot să fie făcute în una dintre următoarele modalități:
Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.
V. Sfera raportărilor
Raportările trebuie să vizeze una dintre următoarele încălcări ale legii, respectiv fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
VI. Persoane care pot fi avertizori
Avertizori sunt persoanele care efectuează raportări şi care au obţinut informaţiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional. În categoria acestor persoane intră, cel puţin, următoarele:
- lucrătorii Moemax.RO;
- persoanele care desfăşoară o activitate independentă, în înţelesul art. 49 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, și au contracte cu Moemax.RO;
- acţionarii şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al Moemax.RO, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie, precum şi voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;
- orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat un contract cu Moemax.RO și/sau subcontractanţii şi furnizorii Moemax.RO.
- persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat
VII. Procedura de gestionare a raportărilor
1. Raportările se înscriu într-un registru în format electronic, care cuprinde data primirii raportării, numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării şi modalitatea de soluţionare.
Se menţin statistici cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii.
Raportările se păstrează 5 ani iar după expirarea perioadei de păstrare acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
2. Persoana desemnată va transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.
3. Persoana desemnată va investiga raportarea și va decide acțiunile subsecvente necesare în vederea verificării și soluționării raportării.
4. Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile de la data primirii raportării, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora;
Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.
Persoana desemnată va informa conducerea Moemax.RO, cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.
5. Raportarea se clasează atunci când:
a) nu conţine elementele prevăzute la art. 6, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită;
b) raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
Persoana desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii.
Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
VIII. Măsuri de protecţie, măsuri de sprijin şi măsuri reparatorii
Moemax.RO încurajează raportarea oricăror încălcări ale legii și asigură protecția corespunzătoare a Avertizorului în interes public împotriva oricăror represalii sau discriminări.
1. Persoana desemnată să soluţioneze raportarea are obligaţia de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia. Prin excepţie identitatea avertizorului în interes public şi orice altă informaţie pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor confidenţiale în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.
Informaţiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluţionării raportării.
Obligaţia de a păstra confidenţialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenţionat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.
Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Moemax.RO, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
2. Pentru a beneficia de măsurile de protecţie, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiţii:
a) să fie una dintre persoanele care efectuează raportări şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
c) să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.
Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condiţiile prevăzute la art.2 precum şi condiţia ca represaliile să fie consecinţa raportării efectuate.
Măsurile se aplică şi:
a) facilitatorilor;
b) persoanelor terţe care au legături cu avertizorul în interes public şi care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
c) persoanelor juridice deţinute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
d) avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informaţii referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă represalii;
e) avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile competente ale Uniunii Europene.
3. În vederea protejării împotriva represaliilor, Avertizorul în interes public beneficiază de urmatoarele măsuri:
- Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informaţii privind încălcări ale legii nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii, cu condiţia să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile prezentei legi şi să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.
- Avertizorul în interes public care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile prezentei legi.
- Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispoziţiilor de drept comun.
- În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecţie a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acţiunile în despăgubire, nu se poate angaja răspunderea Avertizorului în interes public ca urmare a raportărilor sau a divulgărilor publice efectuate în condiţiile prezentei legi. Avertizorul în interes public are dreptul să invoce respectiva raportare sau divulgare publică pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiţia să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea sau divulgarea publică a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, în temeiul prezentei legi.
- În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii în condiţiile prezentei legi şi aceste informaţii includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală în condiţiile art. 3 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 25/2019 privind protecţia know-how-ului şi a informaţiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării şi divulgării ilegale, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.
4. Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
a) orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
b) concedierea sau eliberarea din funcţia publică;
c) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
d) reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
e) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcţia publică şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale, inclusiv a funcţionarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
f) aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
g) constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
i) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
j) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
k) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
l) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
m) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
n) anularea unei licenţe sau a unui permis;
o) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.
IX. Prelucrarea datelor cu caracter personal
Toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate în temeiul prezentei polici , inclusiv schimbul sau transmiterea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente, se desfăşoară potrivit dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 şi din Legea nr. 363/2018, dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2018/1.725, precum și a Politicii Moemax.RO privind datele cu caracter personal.
Prezenta politică este elaborată în conformitate cu Legea 361/2022 privind protecţia avertizorilor în interes public și Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii
Scopul acestei politici este a încuraja angajații și partenerii Societății să ne raporteze informații cu privire la orice încălcări efective sau potențiale ale legii, definite conform prezentei politici.
II. Definiții
În sensul prezentei politici, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
- încălcări ale legii – faptele indicate în Cap.V din politică
- informaţii referitoare la încălcări ale legii - informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Moemax.RO, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;
- raportare - comunicarea orală sau scrisă de informaţii, potrivit modalităţilor prevăzute în politică cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legii;
- raportare internă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul Moemax.RO. Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziţie de Moemax.RO conform Cap.VI din politică, acestea constituind canalele interne de raportare;
- raportare externă - comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare;
- divulgare publică - punerea la dispoziţie, în orice mod, în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii;
- avertizor în interes public - persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional;
- facilitator - persoana fizică ce asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional şi a cărui asistenţă trebuie să fie confidenţială;
- context profesional - activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul autorităţilor, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în baza cărora persoanele pot obţine informaţii referitoare la încălcări ale legii şi pot suferi represalii în caz de raportare a acestora;
- lucrător - persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispoziţiilor de drept comun sau speciale în materie, şi prestează muncă în schimbul unei remuneraţii;
- persoană vizată prin raportare - persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoană căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
- represalii - orice acţiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă sau externă ori de divulgarea publică şi care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public;
- acţiuni subsecvente - orice acţiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne sau de către autoritatea competentă în vederea soluţionării raportării şi, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;
- informarea - transmiterea către avertizorul în interes public a unor informaţii referitoare la acţiunile subsecvente şi la motivele unor astfel de acţiuni;
- persoana desemnată - responsabilul Moemax.Ro pentru primirea și gestionarea raportărilor
III. Principiile Politicii
Principiile care guvernează protecţia raportărilor privind încălcări ale legii sunt următoarele:
- principiul legalităţii, potrivit căruia Moemax.RO respectă drepturile şi libertăţile fundamentale;
- principiul responsabilităţii, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligaţia de a prezenta date sau informaţii cu privire la faptele raportate;
- principiul imparţialităţii, potrivit căruia examinarea şi soluţionarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile şi interesele Persoanei desemnate;
- principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile Legii 361/2022 sau a prezentei politici pentru a diminua sancţiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
- principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării şi că respectivele informaţii intrau în domeniul de aplicare al Legii 361/2022 sau a prezentei politici.
IV. Modalitatea de raportare internă
Raportările pot să fie făcute în una dintre următoarele modalități:
- În scris, prin poștă la adresa Calea Aradului 123 Timișoara, județul Timiș
- La numărul de telefon dedicat 0374 494 960.Sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public conversaţia este înregistrată într-o formă durabilă şi accesibilă. În cazul în care avertizorul nu este de acord cu înregistrarea, va utiliza celelalte metode de raportare.
- Direct la Persoana desemnată Anghelescu Dana Nicoleta. Persoana desemnată va întocmi un proces-verbal de consemnare a raportării sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia. În cazul în care avertizorul nu este de acord cu consemnarea, va utiliza celelalte metode de raportare sau va putea să raporteze în scris, pe suport hârtie, persoanei desemnate.
Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.
V. Sfera raportărilor
Raportările trebuie să vizeze una dintre următoarele încălcări ale legii, respectiv fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
VI. Persoane care pot fi avertizori
Avertizori sunt persoanele care efectuează raportări şi care au obţinut informaţiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional. În categoria acestor persoane intră, cel puţin, următoarele:
- lucrătorii Moemax.RO;
- persoanele care desfăşoară o activitate independentă, în înţelesul art. 49 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, și au contracte cu Moemax.RO;
- acţionarii şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al Moemax.RO, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie, precum şi voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;
- orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat un contract cu Moemax.RO și/sau subcontractanţii şi furnizorii Moemax.RO.
- persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat
VII. Procedura de gestionare a raportărilor
1. Raportările se înscriu într-un registru în format electronic, care cuprinde data primirii raportării, numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării şi modalitatea de soluţionare.
Se menţin statistici cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii.
Raportările se păstrează 5 ani iar după expirarea perioadei de păstrare acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
2. Persoana desemnată va transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.
3. Persoana desemnată va investiga raportarea și va decide acțiunile subsecvente necesare în vederea verificării și soluționării raportării.
4. Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile de la data primirii raportării, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora;
Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.
Persoana desemnată va informa conducerea Moemax.RO, cu privire la modalitatea de soluţionare a raportării.
5. Raportarea se clasează atunci când:
a) nu conţine elementele prevăzute la art. 6, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită;
b) raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
Persoana desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii.
Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
VIII. Măsuri de protecţie, măsuri de sprijin şi măsuri reparatorii
Moemax.RO încurajează raportarea oricăror încălcări ale legii și asigură protecția corespunzătoare a Avertizorului în interes public împotriva oricăror represalii sau discriminări.
1. Persoana desemnată să soluţioneze raportarea are obligaţia de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia. Prin excepţie identitatea avertizorului în interes public şi orice altă informaţie pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor confidenţiale în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.
Informaţiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluţionării raportării.
Obligaţia de a păstra confidenţialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenţionat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.
Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Moemax.RO, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
2. Pentru a beneficia de măsurile de protecţie, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiţii:
a) să fie una dintre persoanele care efectuează raportări şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
c) să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.
Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condiţiile prevăzute la art.2 precum şi condiţia ca represaliile să fie consecinţa raportării efectuate.
Măsurile se aplică şi:
a) facilitatorilor;
b) persoanelor terţe care au legături cu avertizorul în interes public şi care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
c) persoanelor juridice deţinute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
d) avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informaţii referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă represalii;
e) avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile competente ale Uniunii Europene.
3. În vederea protejării împotriva represaliilor, Avertizorul în interes public beneficiază de urmatoarele măsuri:
- Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informaţii privind încălcări ale legii nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii, cu condiţia să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile prezentei legi şi să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.
- Avertizorul în interes public care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile prezentei legi.
- Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispoziţiilor de drept comun.
- În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecţie a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acţiunile în despăgubire, nu se poate angaja răspunderea Avertizorului în interes public ca urmare a raportărilor sau a divulgărilor publice efectuate în condiţiile prezentei legi. Avertizorul în interes public are dreptul să invoce respectiva raportare sau divulgare publică pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiţia să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea sau divulgarea publică a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, în temeiul prezentei legi.
- În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii în condiţiile prezentei legi şi aceste informaţii includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală în condiţiile art. 3 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 25/2019 privind protecţia know-how-ului şi a informaţiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării şi divulgării ilegale, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.
4. Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
a) orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
b) concedierea sau eliberarea din funcţia publică;
c) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
d) reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
e) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcţia publică şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale, inclusiv a funcţionarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
f) aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
g) constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
i) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
j) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
k) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
l) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
m) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
n) anularea unei licenţe sau a unui permis;
o) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.
IX. Prelucrarea datelor cu caracter personal
Toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate în temeiul prezentei polici , inclusiv schimbul sau transmiterea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente, se desfăşoară potrivit dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 şi din Legea nr. 363/2018, dispoziţiilor din Regulamentul (UE) 2018/1.725, precum și a Politicii Moemax.RO privind datele cu caracter personal.